엑셀간트 사용법 1~4

출처: https://xlworks.net/xlgantt-howto-16-task-dependencies/

[ 엑셀간트 사용법 ]

• 심플간트(Simple Gantt) 사용법
• [엑셀간트 사용법 16] 작업 의존관계 설정
• [엑셀간트 사용법 15] WBS영역, 컬러테마 설정
• [엑셀간트 사용법 14] 작업량 계산방식
• [엑셀간트 사용법 13] Server Data 가져오기
• [엑셀간트 사용법 12] Excel 기능과 통합(행,열 추가, 함수제공)
• [엑셀간트 사용법 11] Calendar관리(시작요일,휴무일설정)
• [엑셀간트 사용법 10] 다른 파일에서 일정 가져오기
• [엑셀간트 사용법 09] 다국어 지원
• [엑셀간트 사용법 08] Microsoft Outlook작업, 일정 등록
• [엑셀간트 사용법 07] 산출물 관리
• [엑셀간트 사용법 06] 일정계획 변경관리
• [엑셀간트 사용법 05] 분석 리포트
• [엑셀간트 사용법 04] 프로젝트 전체 진행상황 파악하기
• [엑셀간트 사용법 03] 간트차트 표시 방법 설정
• [엑셀간트 사용법 02] 작업 입력, 스케줄 업데이트
• [엑셀간트 사용법 01] 간단 사용법

[엑셀간트 사용법 01] 간단 사용법

2017-07-01 / 86 댓글

 

엑셀간트를 간단히, 빨리 사용하고 싶으면 아래 순서대로 진행한다.
상세한 내용이 궁금하면 아래의 "엑셀간트 사용법" 목록을 참고한다.

[English Version]

 

1. 엑셀간트 zip파일 다운로드

엑셀간트 프로그램을 다운로드 후 압축을 풀고 파일을 연다.

• 제한된 보기라고 나오면  "편집사용"버튼을 누른다.
  

  

 

• 매크로 사용과 관련된 보안경고가 나오면 콘텐츠 사용 버튼을 누른다.
  

  

 

• 만약, 매크로 사용 버튼이 표시되지 않거나 다음과 같은 경고가 표시되면
  

  

  
  파일 속성(윈도우 탐색기에서 마우스로 엑셀간트 파일 선택 → 마우스 우클릭 → 메뉴에서 속성 선택)에서 "차단 해제"를 해 주어야 한다.
  

  

2. 작업 입력

예제로 입력된 작업은 전부 지우고 작업을 입력한다. 날짜는 최하위 작업에만 입력한다.

 

3. 스케줄 업데이트

"XLGantt" 리본메뉴에서 "스케줄업데이트" 버튼을 누른다.

하위 작업의 작업량,상위 작업의 작업량, 날짜 등이 자동으로 계산되고 왼쪽에는 작업을 그룹을 묶을 수 있는 그룹기능이 표시되고 오른쪽에는 Gantt chart가 자동으로 그려진다.

 

4. 프로젝트명, 작업별 실적 입력

1) 샘플파일의 프로젝트명을 원하는 이름으로 바꾼다.

XLGantt 리본메뉴 > 옵션 > 일반 탭에서 프로젝트명을 입력한다.

 

2) 작업별 계획은 현재일자 기준으로 자동으로 계산되지만 실적은 실제 얼마나 진행되었는지는 사람만이 알수 있으므로 실제 진행된 실적을 직접 입력한다.

아래 그림에 빨간색으로 표시된 것 처럼 실제 진행된 작업의 진척율을 %로 입력한다.

 

3) 마지막으로 리본메뉴에서 "스케줄업데이트"를 누른다.

- 왼쪽에는 방금 입력한 프로젝트명이
- 오른쪽에는 입력한 실적대로 간트 차트에서 실적선(파란선)이 그려진다.
- 그리고 상위 작업의 실적율도 자동으로 계산된 것을 확인할 수 있다.

 

[엑셀간트 사용법 02] 작업 입력, 스케줄 업데이트

2018-11-04 / 61 댓글

 

엑셀간트(XLGantt)는 마이크로소프트 엑셀에서 프로젝트 일정관리를 할 수 있도록 만들어진 프로그램이며 아래와 같은 기능으로 구성되어 있다. 엑셀 VBA로 작성된 매크로 프로그램이므로 설치가 필요없고 매크로 파일만 실행하면 된다.

[English Version]

 

1. 최신 버전 다운로드

엑셀간트 최신 버전을 엑셀웍스사이트(https://xlworks.net/xlgantt-project-scheduler/)에서 다운로드 받는다.

주의 : 엑셀웍스 이외의 사이트에 올려져 있는 것은 파일이 임의로 변경되거나 바이러스가 포함되어 있을 수 있으므로 다운로드 받지 않는다.

 

2. 보안설정

엑셀간트 파일을 다운로드 받은 후 제한된 보기라고 나오는데 편집사용버튼을 누른다.

매크로 사용과 관련된 보안경고가 나오면 콘텐츠 사용 버튼을 누른다.

만약, 매크로 사용 버튼이 표시되지 않거나 다음과 같은 경고가 표시되면

파일 속성(윈도우 탐색기에서 마우스로 엑셀간트 파일 선택 → 마우스 우클릭 → 메뉴에서 속성 선택)에서 "차단 해제"를 해 주어야 한다.

 

3. 작업 입력

예제로 입력된 것을 수정해서 사용해도 되고, 예제를 전부 지우고 입력해도 된다.

• 타이틀의 색상이 오렌지 색인 것(총작업량, 계획작업량, 계획 등)은 자동으로 계산되며
• 파란색(작업, 시작일, 완료일 , 실적 등)은 사용자가 직접 입력해야 한다.

시작일, 완료일은 최하위 작업만 입력하고 리본메뉴에서 "스케줄 업데이트"를 누르면 상위 작업의 날짜가 자동으로 입력된다.

1) 날짜 입력

작업의 시작일, 완료일은 직접 입력해도 되고 달력으로 선택해서 입력할 수도 있다.

날짜를 입력하려는 셀에서 마우스 우클릭 > "날짜 선택"

 

"날짜 선택"을 클릭하면 달력이 나타난다.

입력을 원하는 날짜를 "더블클릭"하면 셀에 날짜가 입력된다.

 

2) 작업레벨 올리고, 내리기

작업항목의 레벨을 올리거나 내리려면 원하는 작업항목을 선택하고(여러 항목 선택 가능) 리본메뉴에서 "작업레벨 올림", "작업레벨 내림"을 클릭한다.

아래와 같이 설계, 개발 작업의 레벨을 한 단계 아래로 내려보자.

① 레벨을 조정할 작업 선택

 

② 작업레벨 내림 (리본메뉴 > XLGantt)

 

③ 10행-16행까지의 작업레벨이 전부 아래 레벨로 이동되었다.

 

3) 작업을 마일스톤으로 지정하기

프로젝트에서 마일스톤(Milestone)이란 주요 의사결정, 시스템 오픈 등  중요한 시점을 나타낸다. 마일스톤은 작업의 기간이 있는 것이 아니라 특정 시점을 의미하므로 작업량은 0으로 계산된다.

엑셀간트에서는 다음과 같이 마일스톤을 지정한다.

① 마일스톤으로 지정할 작업을 마우스로 선택 후 마우스 오른쪽 버튼 클릭 > 작업 정보

 

② 작업 정보 화면에서 "작업을 마일스톤으로 지정"을 체크하고 저장버튼 클릭

③ "요구사항 확정"작업의 총작업량, 계획작업량은 0으로 계산되고, 간트 차트에 보면 마일스톤을 의미하는 다이아몬드(◆) 표시가 된 것을 확인할 수 있다.

 

4. 스케줄 업데이트

작업과 일정을 입력하고 리본메뉴 > XLGantt > "스케줄 업데이트"를 클릭하면

아래 그림과 같이

• 하위 작업의 작업량,
• 상위 작업의 작업량,
• 날짜 등이 자동으로 계산되고
• 작업의 왼쪽에는 작업을 그룹을 묶을 수 있는 그룹기능이 표시되고
• 오른쪽에는 Gantt chart가 자동으로 그려진다.

 

위의 항목을 하나씩 살펴보자.

1) 그룹 기능

"리본메뉴 > XLGantt > 옵션 > 모양"에서 "작업을 그룹으로 묶기(최대 8레벨)"가 체크되어 있으면 항상 그룹표시가 된다. 그룹기능을 원하지 않으면 체크해제한다.

 

2) 하위작업의 날짜로 상위작업의 날짜를 자동으로 계산

• 상위작업의 시작일 - 하위작업 시작일 중에서 가장 빠른 날짜
• 상위작업의 완료일 - 하위작업 완료일 중에서 가장 늦은 날짜
  

아래 예에서 "개발" 작업의 시작일,완료일은
- "프로그램코딩"의 시작일, 
- "시스템 오픈"의 완료일로 자동으로 계산된다.

 

3) 하위작업의 작업량으로 상위작업의 작업량을 자동으로 계산(총작업량)

• 상위작업의 작업량 - 하위작업의 작업량을 전부 합산한다.

아래 예에서 "개발" 작업의 작업량은
- 프로그램 코딩 (17일)
- 테스트 (9일)
작업의 합산(17+9=26일)으로 자동으로 계산된다.
"시스템 오픈"작업은 마이스톤으로 지정된 작업이라서 작업량이 0이다.

 

4) 계획작업(계획작업량)

총작업량 바로 오른쪽에 표시되는 "계획작업"은 현재일까지 진행되어야 할 작업량이며 자동으로 계산된다. 상위 작업에 합산하는 계산방식은 "총작업량" 계산방식과 동일하다.

아래에서 "프로그램 설게"작업의

• 2020-07-27부터 2020-08-11까지 전체 작업량은 12일이지만
• 2020-07-27부터 오늘까지(2020-08-08 현재기준) 진행되어야 할 "계획작업량"을 달력에서 휴무일을 제외하고 계산해 보면 10일로 계산되는 것을 알 수 있다.
  

  

 

※ 작업량 계산 방식 

지금까지 총작업량과 계획작업량은 휴무일을 제외한 작업일수로 계산을 했는데, 하나의  작업에 한 명이 100% 투입되는 경우를 가정한 것이다.

만약, 다음과 같이 하나의 작업에 여러 사람이 배정되거나 일부(예 : 50%)만 배정될 때는 작업량은 어떻게 계산되어야 할까?

* 작업량 계산 방식은 "자원배정비율로 계산"으로 선택되어 있을 때를 가정(리본메뉴 > XLGantt > 옵션 > 일반)

예1 - 프로그램 설계에 2명이 배정될 때

담당 열에 아무것도 입력하지 않으면 아래와 같이 총작업량과 계획작업량은 휴무일을 제외한 작업일수로 계산하지만

 

담당 열에 담당자의 이름을 입력하면 아래와 같은 공식으로 총작업량과 계획작업량을 계산한다.

총작업량 = 휴무일을 제외한 작업일수  *  입력된 사람의 수(홍길동, 김길동 2명) 

24일 = 12일 * 2명

 

예2 - 프로그램 설계에 일부만 배정될 때

총작업량 = 휴무일을 제외한 작업일수  *  입력된 사람의 수(홍길동[50%]) 

6일 = 12일 * 50%(홍길동 0.5명)

 

총작업량 = 휴무일을 제외한 작업일수  *  입력된 사람의 수(홍길동[50%], 김길동) 

18일 = (12일 * 50%(홍길동 0.5명)) + (12일 * 김길동1명)

작업량 계산에 대한 자세한 내용은 다음 글을 참고한다.

[엑셀간트 사용법] 14 – 작업량 계산방식

 

5) 총기간, 계획기간

위에서 설명한 작업량은 말 그대로 어떤 작업의 작업 분량을 계산해 준다.  어떤 작업에 2명이 배정되면 작업량은 2배가 되고 상위작업의 작업량은 하위 작업의 작업량이 합산되서 계산된다.

그러나 총기간, 계획기간은 작업의 분량이 아니라 기간을 계산해 준다. 작업량보다는 단순히 시작일-완료일 사이의 기간이 궁금할 때 필요한 값이다.

• 아래에서 "프로그램 설계"작업은 2명이 배정되었으므로 총작업량이 24일이지만 총기간은 단순히 기간이므로 12일로 계산된다.
• 계획기간은 오늘까지(2020-08-08 현재기준) 진행되어야 할 계획기간인데 "프로그램 설계"작업의 시작일이 7월 27일이므로 오늘까지(2020-08-08 현재기준) 진행되어야 할 "계획기간"을 달력에서 휴무일을 제외하고 계산해 보면 10일로 계산된다.

 

6) 계획(계획진척률), 실적(실적진척률)

계획(계획진척률)은 오늘까지 진행되어야 할 진척률이다.
계획작업량을 총작업량으로 나눈 값(=계획작업량 / 총작업량)으로 구한다.

• 아래에서 "프로그램 설계" 작업의 계획(계획진척률)은 83.33%(=20일/24일)로 자동으로 계산된다.
• 실적(실적진척률)은 작업을 진행한 사람만이 알 수 있으므로 작업 진행상황을 파악하여 직접입력한다.

위에서 설명은 했지만 좀 더 이해를 돕기 위해서 계획진척률과 실적진척률의 의미를 다시 한번 살펴 보자.

• 아래 그림의 예시와 같이 1월 1일부터 시작해서 1월 10일까지 총 10일이 걸리는 작업이 있다고 가정하자. 오늘이 만약 1월 7일이면 계획상 70%의 작업이 완료되어야 한다. 즉 70%는 계획진척률(오늘까지 진행되어야 할 완료율)이다.
• 그런데, 오늘이 1월 7일이지만 6일 분량의 작업만 했으면 실적진척률은 60%가 된다. 따라서 이 작업은 10% 지연인 상태가 된다.

 

5. 작업 수정 후 업데이트

작업은 한번 입력하고 나면 일정이 바뀌거나 내용이 바뀔 수 있다. 입력된 내용에서 변경된 것이 있다면 직접 입력된 값을 수정한다.

1) 프로젝트명, 프로젝트 시작일-완료일 변경

리본메뉴 > XLGantt > 옵션 > 일반 > "프로젝트 정보"에서

• 프로젝트명을 원하는 이름으로 바꾸면 Schedule sheet의 왼쪽 상단에 바꾼 프로젝트명이 표시된다.
• 시작일-완료일은 2가지 방식으로 설정할 수 있다
  - "Task의 가장 빠른 시작일과 가장 늦은 완료일을 프로젝트 기간으로 자동으로 설정"
  - 시작일-완료일을 원하는 일자로 입력(위의 항목을 체크해제 하고 설정)

 

2) 실적(실적진척률) 입력

작업별 계획은 현재일자 기준으로 자동으로 계산되지만 실적은 실제 얼마나 진행되었는지는 작업을 진행한 사람만이 알수 있으므로 작업 진행상황을 파악하여 직접 입력한다.

아래 그림에 빨간색으로 표시된 예처럼 실적을

• "DB설계" 작업은 100%
• "프로그램 설계" 작업은 80%의 형태로 입력한다.

 

 

필요한 것이 다 입력되었으므로 리본메뉴에서 “스케줄업데이트”를 누르면

• 하위 작업(DB설계, 프로그램 설계)의 실적으로 상위작업인 "설계"작업의 실적율이 85%로 자동으로 계산된 것을 확인할 수 있다.
• 오른쪽에는 입력한 실적대로 간트 차트에서 실적선(파란선)이 그려진다.

[엑셀간트 사용법 03] 간트차트 표시 방법 설정

2018-11-04 / 38 댓글

 

간트차트는 프로젝트 일정관리에서 일정을 Bar chart형태로 보여주는 방법이다. 마이크로소프트 프로젝트(MS Project), 프리마베라( Primavera) 등의 프로젝트 관리 소프트웨어에서 일정을 시각적으로 표현할 때 사용되고 있다.

간트차트에 대해서는 위키백과 참조

엑셀간트(XLGantt)에서도 Bar chart형태로 간트차트를 보여주고 있으며 여러 가지 표시방법을 옵션에서 설정할 수 있다.

[English Version]

 

1. 간트차트 구성

엑셀간트에서 "간트차트"는 화면 오른쪽에 다음과 같이 표시된다.

① 최하위 작업 : Bar chart가 파란색으로 표시된다.
② 상위의 그룹작업 : Bar chart가 노란색으로 표시된다.
③ 작업의 진척율 : 파란색 실선으로 표시된다. 작업이 얼마나 진행되었는지를 쉽게 알 수있다. 파란색 실선 뒤에 진척율이 표시된다.
④ 오늘 날짜 : 빨간 수직선, 이 것으로 오늘을 기준으로 일정이 앞에 있는 지, 뒤에 있는 지  쉽게 파악할 수 있다.
⑤ 날짜가 표시되는 영역 : 설정에 따라 눈금의 간격을 일단위/주단위/월단위로 표시할 수 있다.

※ 위에 설명한 색상은 "기본테마"를 선택한 경우이며, 테마 설정에 따라 표시 색상은 달라질 수 있다.
컬러테마 설정은 다음 링크를 참고한다.
[엑셀간트 사용법] 15 - WBS영역, 컬러테마 설정 방법

 

2. 간트차트 표시 방법 설정

리본메뉴 > XLGantt > 옵션 > "Gantt Chart"에서 간트차트 표시방법을 설정할 수 있다.

 

1) Bar Chart뒤의 텍스트 표시

옵션에서 다음 항목들을 체크하면 텍스트가 표시되고 체크해제하면 표시되지 않는다.

아래 그림은 전부 체크했을 때 텍스트가 표시된 예이다.

 

2) Bar Chart의 텍스트 표시 위치

Bar chart를 중심으로 왼쪽, 내부, 오른쪽 중에 텍스트 표시 위치를 정할 수 있다.

 

• Chart 왼쪽 : 진척율을 제외한 나머지 표시항목이 왼쪽에 표시된다.
  

  

 

• Chart 내부 : 표시항목이 내부에 표시된다. 단, 진척율은 내부에 먼저 표시된다.
  

  

 

• Chart 오른쪽 : 표시항목이 chart의 맨끝에 표시된다. 단, 진척율은 내부에 표시된다.
  

  

 

3) Gantt Chart 보기 형식

일별, 주별, 월별 보기를 선택할 수 있다.

 

• 일별보기
  

  

  
  ① 날짜 눈금이 1일단위로 표시된다.
  ② Calendar sheet에 휴무일을 입력한 경우에는 휴무일이 분홍색 수직Bar로 표시된다.

 

• 주별 보기 : 날짜 눈금이 주단위로 표시된다. 일별보기보다 표시공간을 절약할 수 있다.
  

  

 

• 월별 보기 : 날짜 눈금이 월단위로 표시된다. 일별,주별보기보다 표시공간을 절약할 수 있다.
  

  

 

4) Gantt Chart 축소/확대 비율

옵션에서 스핀버튼을 이용해서 Gantt chart의 축소/확대 비율을 정할 수 있다.

최소 10%에서 최대 500%까지 설정할 수 있다.

• Gantt chart 보기 비율을 50%, 100%, 200%로 각각 설정한 모습

 

5) 간트차트 눈금에 텍스트 표시

간트차트 눈금에 날짜,년도,프로젝트 주차를 표시할 수 있다.

 

• 간트차트 눈금에 날짜 표시하기
  눈금에 날짜를 표시하려면 눈금의 영역이 충분히 넓어야 하므로 확대비율을 늘린다.

확대비율을 350%로 설정했을 경우에 주차아래에 날짜가 표시된 모습이다.

 

• 간트차트 눈금에 프로젝트 주차, 년도 표시하기
  프로젝트 주차와 52주 기준의 년주차가 표시되며, 년도는 년도가 바뀌는 주간에만  표시된다.
  

  

 

3. 간트차트가 제대로 표시되지 않을 때는?

엑셀간트 사용도중 Gantt Chart가 정상적으로 표시되지 않을 경우에는
리본메뉴 > XLGantt > “서식 재설정” 버튼을 클릭하면 정상으로 복구된다.

※서식재설정을 해도 입력한 데이터에는 아무런 문제가 생기지 않는다.

 

[엑셀간트 사용법 04] 프로젝트 전체 진행상황 파악하기

2018-11-12 / 11 댓글

 

프로젝트를 진행할 때 전체 진행상황파악을 위해 진척율을 사용하는데 엑셀간트에서는 어떻게 진척율을 관리하고 프로젝트의 진행상황을 파악하는 지 알아보자.

* 개별 작업의 진척율을 파악하는 방법은 [엑셀간트 사용법] 02 – 작업 입력, 스케줄 업데이트 를 참고하면 된다.

[English Version]

 

1. 진행상황 파악을 위한 진척율 관리 개념

프로젝트의 전체 진행상황을 파악하기 위해서 실무에서는 보통 다음 두가지 지표를 많이 이용한다.

1) 프로젝트 계획진척율

현재날짜까지 계획된 진척율. 다음의 공식으로 구한다.

= 현재일까지 계획된 작업량 / 프로젝트 전체 작업량(총작업량)

 

2) 프로젝트 실적진척율

현재날짜까지 실제로 진행된 진척율. 다음의 공식으로 구한다.

= 현재일까지 실제로 진행된 작업량 / 프로젝트 전체 작업량(총작업량)

 

* 부가적으로 위의 두 가지 지표를 이용해서 달성율을 계산할 수 있다.

현 시점기준으로 목표 달성여부를 빠르게 파악할 수 있다. 다음의 공식으로 구한다.

= 실적진척율 / 계획진척율

 

2. 엑셀간트에서 진척율 확인 방법

엑셀간트에서는 위의 지표를 자동으로 계산해 주며 Schedule시트와 Progress시트에서 확인할 수 있다.

 

1) 먼저 진척율 계산의 토대가 되는 작업량을 계산하는 방법을 알아보자.

* 작업량은 Man/Day기준이다. Man/Day는 특정기간에 투입된 인원수라고 생각하면 된다. 만약 5 Man/Day이면  1일동안 5명이 투입되었거나 5일동안 1명이 투입된 경우라고 할 수 있다.

엑셀간트에서 작업량은 상위 작업에 합산되므로 총작업량,계획작업량은 다음과 같이 구해진다.

• 총작업량 : "분석" 총작업량 12 + "설계" 총작업량 20 + "개발" 총작업량 26 = 58
• 계획작업량 : "분석" 계획작업량 12 + "설계" 계획작업량 18 + "개발" 계획작업량 0 = 30

※ 참고 : 작업량 계산 시 특정 작업에 여러 명의 인력이 배정될 경우에는 자원배정비율 또는 가중치를 입력한다.  기간으로 구한 작업량에 자원배정비율 또는 가중치를 곱해서 총 작업량을 구한다.
작업량 계산방식에 대해서는 다음 링크를 참조한다.
[엑셀간트 사용법] 14 – 작업량 계산방식

 

실제작업량은 완료율을 입력한 경우에만 구해진다.

• 실제작업량 : 아래 예시에는 4개의 작업의 실적이 입력되었다.
  - "업무분석"은 실적이 100%로 입력되어 총작업량인 7을 다 완료한 것이므로 7이된다.
  - "요구사항정의"는 실적이 90%로 입력되어 총작업량인 5를 90% 완료한 것이므로  5 * 90% = 4.5가 된다.
  - "DB설계"는 실적이 70%로 입력되어 총작업량인 8을 70% 완료한 것이므로 8 * 70% = 5.6이 된다.
  - "프로그램 설계"는 실적이 80%로 입력되어 총작업량인 12를 80% 완료한 것이므로 12 * 80% = 9.6이 된다.

위를 합산하면 실제작업량은 7 + 4.5 + 5.6 + 9.6 = 26.7이 된다.

 

2) 진척율 계산 방식

위에서 구한 총작업량, 계획작업량, 실제작업량으로 다음 그림과 같은 방식으로 계획진척율, 실적진척율이 구해지고 Schedule시트와 Progress시트에서 확인할 수 있다.

 

3) 진척율 표시

Schedule시트 상단

작업입력 후 리본메뉴에서 "스케줄업데이트"를 클릭하면 계획진척율과 실적진척율이 계산되고 시트의 상단에 표시된다.

 

Progress시트

작업입력 후 리본메뉴에서 "스케줄업데이트"를 클릭하면 아래 그림과 같이 여러 지표들이 자동으로 계산되고 Progress시트에 표시된다.

 

* Tip - 현재일자를 변경해서 미래나 과거 시점의 계획진척율을 보려면?

프로젝트 실무에서 특정 시점의 "계획진척율"을 구해야 할 때가 있다. 예를 들면 오늘이 수요일인데 다가올 금요일 주간보고 시점의 "계획진척율"을 구하는 경우이다.

리본메뉴 > XLGantt > 옵션 > 일반 > "계획진척율 계산 기준일자”
에서 원하는 날짜로 설정한다("오늘"을 선택하면 항상 현재일 기준으로 계산된다).