(20편) RFP 작성법, 작성주체, 작성절차, 고려사항
본문
공공 RFP는 통상적으로 ISP나 ISMP 컨설팅을 통해 소요예산이나 RFP를 컨설팅사로부터 제공받아 발주하는 형태를 주로 활용하고 있으며, 일반 기업이나 컨설팅을 하지 않은 경우는 개발 및 구축, 유지보수 등을 하고자 할 때 관련 업체에 필요한 자료를 정보요청(RFI)하고, 이를 취합하여 RFP를 작성하게 됩니다. 어떻게 하면 RFP를 잘 쓸 수 있느냐는 내부 사업 계획이 얼마나 잘 만들어 졌느냐에 따라 결정되며, 작성템플릿은 기존 템플릿을 활용하면 됩니다. 오늘은 RFI, RFQ, RFP의 구분, 공공과 일반기업의 RFP 차이 그리고 RFP 작성 절차 및 방법에 대해 알아보도록 하겠습니다.
=== 목차 ===
RFP 작성 주체 및 요청 내역 비교
RFI(Request for Information)
RFP(Request for Proposal)
RFP 작성 절차 및 방법
마치며
RFP 작성 주체 및 요청 내역 비교
앞서 말씀드린데로 RFP 작성 주체는 일반기업의 경우는 발주사(고객)이며, 공공기관의 경우는 컨설팅 업체가 주로 작성을 합니다. RFI는 정보요청서로 많은 내용을 요구하지 않으며, 제안업체에서 제공할 수 있는 자료 위주로 요청을 하지만, RFP는 내부 사업계획이 어느정도 확정되어야 작성할 수 있는 내용입니다.
RFQ(Request For Quotation)으로 RFQ는 특정 제품이나 서비스를 구매하고자 할 때, 제안업체로부터 가격과 결제 조건을 요청하는 문서입니다. 일반적으로 RFQ는 RFI를 보낼 때 같이 요청합니다. RFQ는 전체 프로젝트 예산의 감을 잡기 위해 필요한 문서로 매우 중요하다고 할 수 있습니다.
RFI(Request for Information)
RFI는 발주자가 여러 공급업체에 제안요청서(RFP)를 작성하기 전에 사업계획 및 사업수행에 필요한 정보를 수집하기 위해 요청하는 문서입니다. 주로 제안업체에 개발하고자 하는 요구내역에 맞는 제품소개서, 기능명세서, 특장점소개서 등을 수집하여 발주자가 RFP를 작성합니다.
RFP(Request for Proposal)
RFP는 발주자가 제안업체에게 개발하고자는 요구사항을 정리하여 요청하는 문서입니다.
공공의 경우는 ISP나 ISMP를 통해 컨설팅사로부터 RFP를 제공받아 검토 후 나라장터 국가종합전자포털(https://www.g2b.go.kr)를 주로 이용하여 공고문과 제안요청서를 올리게 됩니다.
RFP 작성 절차 및 방법
그렇다면, RFP를 어떻게 하면 잘 쓸 수 있을까? RFP는 파워포인트로 쓰는 것이 아니라 대부분 아래한글이나 워드파일로 작성을 합니다. 따라서, 내용에 기교가 들어갈 필요가 없습니다. 단지, 내부 사업계획과 구축하고자 하는 내용이 이 명확히 확정되어 있다면 작성하는 데는 별 무리가 없습니다.
먼저 기존 업체로부터는 구축할 내역을 소개하는 RFI를 보내서 기능명세서, 시스템구성방안 그리고 고려사항 등을 받고, 내부적으로는 사업계획을 수립하여 확정을 짓습니다.
둘째, RFP 목차를 구성합니다. RFP 목차는 기존 유사사례를 가져야 우리 기업 및 기관에 맞게 수정하여 작성합니다.
셋째, 내용을 작성합니다. 내용은 기존 템플릿을 활용하되, 기능요구사항 및 프로젝트에 필요한 기능 요건은 우리 기업 및 기관에 맞게 수정하여 사용합니다. 또한, 필요한 이미지는 파워포인트에서 작성하여 붙여넣기하여 사용합니다.
다음은 RFP 작성 세부 절차입니다.
사업계획 수립
1. 사업 추진 배경 및 방향성 수립 : 사업 추진 목적과 방향성을 명확히 해야 합니다.
2. 목표시스템 : To-Be 모델 및 구현 시스템에 대해 명확히 정의 해야 합니다.
3. 요구사항 기능 명세서 : RFP 작성 전 본 사업의 요구사항을 명확히 정의해야 합니다. 여러 부서간의 협업이 필요하기 때문에 이 부분에 가장 많은 시간이 소요됩니다.
4. 사업 추진 일정: 사업 추진 일정을 명확히 정의해야 합니다.
5. 소요예산 : 전체 사업 금액을 명확히 해야 합니다.
RFP 목차 구성
RFP 문서의 목차와 구성을 결정해야 합니다. 일반적으로 사업개요, 주요현황, 사업 추진방안, 제안요청내용, 제안서 작성요령, 제안 안내사항, 붙임문서 등의 영역으로 구분합니다.
RFP 작성
1. RFP는 일정한 형식을 갖추어야 합니다. 목차를 통해 한눈에 알아볼수 있는 구조이어야 합니다.
2. 제안서 제출 기한과 소요예산이 명확하게 안내되어야 합니다.
3. 제안서 추진 배경 및 목적, 범위, 정보시스템 현황, 사용자현황, 조직현황 등 제안서를 작성할 수 있도록 정보를 제공해야 합니다.
4. RFP는 핵심 내용을 중심으로 명확하고 간결하게 작성합니다.
5. 제안서 접수, 검토, 평가, 협상 절차가 정의되어야 합니다.
6. 제안서 평가 기준을 명확히 명시해야 합니다.
7. 제안서 형식 등 작성 요령을 제시해야 합니다.
8. 제안서 작성 완료 후 내부 검토 및 수정 단계를 거쳐야 합니다.
마치며
오늘은 RFI와 RFP의 구분, 공공과 일반기업의 RFP 차이 그리고 RFP 작성 절차 및 방법에 대해 알아보왔습니다.
RFP를 작성하는 데는 많은 시간과 노력이 필요하지만, 그만한 가치가 있습니다. 본 사업을 수행할 업체를 걸러내고, 도입할 솔루션과 수행할 인력을 검증하고 평가할 수 있는 수단이기 때문입니다.
하지만, 이런 검증된 업체를 찾으려면 RFP를 잘 써야 합니다. RFP를 잘 쓰려면 내부 사업 계획이 명확히 수립되어야 합니다. 즉, 사업 추진 배경 및 목적, To-Be 모델 및 기능 요구사항 등이 명확히 정의 되었다면 RFP는 보다 명확히 기술될 것입니다. 또한, RFP 작성은 일정한 형식에 의해 제안사가 쉽게 알아볼 수 있도록 본 사업에 대한 필요한 정보가 제공되며, 제안서 작성 기준과 요령을 제시해야 하는 노력이 필요합니다.
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