목차의 모범 사례와 목차 항목명 작성

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2.5 목차의 모범 사례와 목차 항목명 작성

 

 

2022.05.17. 18:50372 읽음

[요약] 방안(계획) 보고서와 사업계획서는 목차를 잘 구성하는 것이 중요하다. 목차 구성은 크게 '현재'와 '미래'의 2단구조를 기본 골격으로 짠 다음 필요한 항목을 추가하면 된다. 목차를 잡고 그에 따라 내용을 정리할 때에는 목차 항목명과 그 안에 담은 내용이 대응하는지 유의해야 한다.

업무용 문서 중 조사와 분석을 많이 요구하는 문서가 방안(계획) 보고서다. 방안(계획) 보고서는 목차를 잘 가다듬어 조리있게 작성해야 한다.

방안(계획) 보고서의 목차를 짜는 쉬운 방법이 있다. '현재'와 '미래' 두 덩어리를 놓고 시작하는 접근이다. 즉, 현재는 이런 모습인데 향후에 어떤 모습으로 바꾼다는 2단 구조에서 출발하는 것이다.

개선 방안 보고서라면 '현황'과 '기대 효과'가 2단 구조가 된다. 기대 효과는 저절로 거둬지지 않는다. 무언가를 해야 한다. 그 무언가는 '개선 방안'이다. 이렇게 '개선 방안'을 추가하면 목차는 3단이 된다.

현재 아무 문제가 없이 잘 돌아간다면 개선 방안을 모색할 이유가 없다. 개선 방안은 현재 상황에 무언가 문제가 있기 때문에 찾아냈다. 따라서 목차에 '문제점'도 넣어야 한다. 종합하면 '현황-문제점-개선방안-기대효과'의 4단 구조가 개선 방안 보고서의 기본이다.

[목차를 2단에서 '4단 기본형'으로 나누기]

2단	3단	4단
현황 (현재) 기대효과 (미래)	현황 개선방안 기대효과	현황 문제점 개선방안 기대효과

구성원들 누구나 문제점이 무엇인지 인식하고 있지만 개선 방안을 도출하지 못하는 상황이 간혹 발생한다. 문제점의 원인을 정확하게 규명하지 못했을 경우가 그런 상황이다. 그래서 문제점을 해소하지 못한 상태가 이어지던 중 전문가 컨설팅을 통해 원인을 찾아냈다고 하자. 그렇게 파악된 원인에 맞춰 개선 방안이 도출되었다고 상상하자. 이 경우 목차에 '원인 분석'이 들어가야 한다. 그렇게 더 세분된 목차는 '현황-문제점-개선방안-기대효과'의 5단이 된다.

개선 방안을 한 번에 전사적으로 시행할 수도 있지만, 일부 조직에서부터 단계적으로 시행하는 방법도 있다. 그럴 경우 개선 방안에서 1단계의 계획을 마련하고 그 개선 방안의 목표를 기대 효과로 제시할 수 있다. 향후 계획은 성과가 기대 효과에 부합할 경우 그 이후에 어떻게 확대 시행한다는 내용을 포함한다.

방안을 준비하고 그 방안을 주도하는 부서는 있지만, 그 부서 단독으로는 일이 진행되지 못하는 경우가 많다. 그럴 경우 그 방안을 실행하기 위해 다른 부서들이 할 일들을 정리한 목차가 필요하다. 그런 목차 항목명은 예컨대 '협조 사항' 정도로 적으면 된다.

[더 나눈 목차들]

현황 문제점 개선방안 기대효과

현황 문제점 원인분석 개선방안 기대효과

현황 문제점 원인분석 개선방안 기대효과 향후계획

현황 문제점 원인분석 개선방안 기대효과 협조사항

사업계획서 목차도 2단에서 출발

사업계획서를 작성할 때도 '현재'와 '미래'의 2단 구조에서 출발하면 된다. 현재는 우리 회사가 그 시장에 참여하기 전의 상황이다. 미래는 우리 회사가 그 시장을 바꿔놓은 결과다. 그 결과의 최종 모습이 비전이다.

[사업계획서의 목차 나누기]

시장 상황 (현재) 비전 (미래)

시장 상황 신규 진입의 기회 우리 회사 서비스의 차별점 비전

시장 상황 신규 진입의 기회 우리 회사 서비스의 차별점 사업 계획 비전

현재 시장 상황이 대다수 소비자를 95% 이상 정도로 만족시킨다고 가정하자. 그렇게 잘 돌아가는 시장이라면 우리 회사가 새로 들어갈 여지가 거의 없다. 우리 회사가 신규 참여를 검토하는 것은 시장에 틈새, 기존 사업자들이 소비자들의 니즈를 채워주지 못하는 틈새가 있기 때문이다. 그 틈새를 목차에 넣어야 한다. 아래 목차에는 이를 '신규 진입의 기회'라는 항목명으로 반영했다. 또한 그 틈새를 우리 회사는 어떤 차별점으로 차지할 것인지가 있어야 한다. 이 두 항목을 추가하면 목차는 4단이 된다.

차별점만으로는 비전에 도달하지 못한다. 실행 계획이 있어야 한다. 바로 이 실행 계획이 사업계획서의 핵심이다. 다음 목차에는 이를 사업 계획이라는 항목명으로 반영했다. 이 항목에는 자본을 얼마나 어떻게 조달해서 어디에 집행해 사업을 어떻게 시작하고 전개할지, 사업이 궤도에 올라서면 어느 정도 수익을 올릴지를 담아야 한다.

방안(계획) 보고서의 경우 기존 목차 활용에 유의하라

상황 보고, 회의 결과 보고 등 문서의 목차는 대부분 기존 자료의 목차를 그대로 활용해도 무방하다. 하지만 방안(계획) 보고서는 기존 보고서의 목차를 그대로 활용하면 안 되는 경우가 종종 있다. 완성도 높은 기존 보고서이더라도 그 목차는 내가 작성하고자 하는 내용과 부분적으로 대응하지 않을 수 있기 때문이다.

이미 작성된 완성도 높은 보고서의 목차를 그대로 활용한 경우 흔히 '배경'에서 불일치가 발생한다. 다음 [원 목차]에서 '배경'은 필요하지 않다. [원 목차]에는 또 '원인 분석'이 누락됐다. [원 목차]와 [대안 목차]를 비교해보자. 

원 목차	대안 목차
배경 현황 및 문제점 개선방안 기대효과	현황 및 문제점 원인분석 개선방안 기대효과

보고서 중에서 부가가치를 많이 더해야 하는 방안(계획) 보고서가 중요하다. 방안(계획) 보고서는 목차가 중요하다. 방안(계획) 보고서의 목차는 2단에서 출발해 세분하면 쉽고 정확하게 잡을 수 있다.



개선 방안 보고서도, 사업계획서도 '현재'와 '미래'의 2단을 나눠가면 짜임새 있고 원활하게 전개되는 목차가 완성된다. 목차를 잡고 그에 따라 내용을 정리할 때에는 목차 항목명과 그 안에 담은 내용이 대응하는지 유의해야 한다.