보고서 작성하기에 대한 생각//청와대 비서실의 보고서 작성법

2014. 5. 28. 1:33

 

공무원이나 공공기관에서 근무한적은 없지만

개인적으로 워드 프로세서를 이용한 보고서 작성에는 매우 관심이 많다.

문서작업을 해본 경험이 많지 않은 신입사원이나 IT 개발자들이 갑자기 보고서를 써야하는 경우

두서없이 보고서를 쓰고 모습을 보면서

개인적으로 보고서 작성에 대한 생각을 아래와 같이 공유하여 도움이 되고자 포스팅합니다.

 

큰 도움이 될지는 모르겠지만 시중에 많이 나와있는 보고서 잘 쓰는 법에 대한 책보다

훨씬 쉽고 원론적이지 않고, 순수하게 경험에서 우러나온 노하우랄까요?ㅎㅎ

참고로 전 일반 기업에 다니고 있고, 공무원이 제가 쓴 보고서를 보고 보고서 정말 잘 쓴다는 칭찬을 받은적도 있답니다;;;(이런 썰이라도 풀어놔야 밑에 긴 내용을 읽어보시지 않을까해서 ㅋㅋ)

 

한편으로는 공무원 시험을 준비하는 분들이나

공무원 시험에 합격하신 분들이 이 글을 읽고 많은 도움이 되시길 바랍니다.(한글 위주 설명)

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청와대 비서실의 보고서 작성법에 대한 요약 자료도 함께 첨부합니다 - '14.12.18

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1. 갑자기 주어진 보고서 작성 업무. 어떻게 정리하면 좋을까?

 직장인이라면 누구나 피해갈 수 없는 것. 바로 보고서 작성이다. 특히나 문서 작업이 많은 공공기관의 경우 얼마나 문서를 잘 만드느냐는 것은 개인 업무 실력 중 하나로 간주된다. 매일 후줄근한 외모로 업무를 하지만 잘 만든 보고서 1장이면 그 사람이 달라보인다. 특별할게 없는 청바지에 검은티셔츠 차림의 스티브잡스도 그가 만들어 낸 작품인 '아이폰' 하나만으로 그의 패션은 주목받을만 했다.

 하루가 멀다하고 작성해야 하는 일일보고서, 주간보고서, 월간보고서, 사업별 보고서, 분기보고서, 완료보고서 등 정보의 홍수가 아니라 보고서의 홍수 속에 살고 있다고해도 과언이 아니다. 그나마 주기적으로 이루어지는 주간, 월간 보고서 같은 경우 예전부터 사용해오던 서식이 있으니 그 서식에 맞추기만 하면 그만이다.

 문제는 이처럼 주기적인 보고가 아닌 다양한 이슈나 진척사항보고 등 비정기적인 보고서 작성이다. 이러한 경우 특별한 서식도 없을 뿐더러 보고서를 작성하는 사람마다 모두 제 각각이다. 운이 좋아 선배가 사용하던 양식이 있어서 쓰면 좋겠지만 그 서식도 예전 팀장의 입맛에 맞는 보고서 양식일 뿐이다. 담당자로써 담당하고 있는 일이 머릿속에는 다 있지만 이걸 글로 표현하여 상사에게 보고하려고 하니 어디서부터 내용을 써서 어디서 마무리해야 할지 모르겠다. 이럴때 누군가 보고서 틀을 잡아주면 정말 좋지 않을까? 틀이 없으니 내용을 쓰다보면 핵심을 짚지 못하고 자꾸만 시간의 순서에 따라 발생한 일을 기록하는 수준에 불과한 꼴이 되고 말았다.

2. Word Processor = 문서 작성 도구? No! 생각 정리의 도구!

 Word Processor 중 한컴오피스 한/글은 문서를 작성하는 도구일 뿐이지만 때로는 문서를 작성하기 전 머릿속에서 생각하고 있는 내용을 담을 수 있는 틀도 제공합니다. 첨부의 서식 파일은 위와 같이 비정기적인 보고서 작성시 생각의 틀까지 제공합니다. 대부분의 보고서는 크게 보았을 때 개요, 목적, 내용, 향후 계획 이라는 큰 카테고리안에 모든 내용을 담을 수 있다.

 개요의 경우 사업명, 사업기간, 방법론, 대상, 장소 등 사실(Fact)을 기준으로 작성하면 된다.

 목적의 경우 보고 받는 사람이 의도하는 내용을 쓰는 것이다. 구체적인 목적이 있든 그냥 진척사항 확인을 위해서든, 상사가 구체적인 목적을 언급하지 않았더라도 보고서 작성자는 보고서 작성 목적을 단 한줄이라고 반드시 명시하는 것이 좋다. 그래야만 그 뒤에 나오는 내용이 보고 받는 상대방에게 더 와닿게 하기 때문이다. 이 단계에서 의도한 목적이 작성자와 보고받는 사람이 틀어질 경우 상호간에 어떠한 부분에 커뮤니케이션이 잘 되지 않았는지 짚고 넘어갈 수 있기 때문에 보고서 전체 중 가장 중요한 부분이라 할 수 있다.

 내용의 경우 요약이 핵심이다. 진행사항이나 내용은 많지만 위에서 언급한 목적과 가장 부합되는 내용 위주로 핵심만 작성한다. 이 부분에서는 표 형식으로 내용을 표시해주면 문서 전체의 안정감을 줄 수 있다. 특히 A4 용지에 인쇄했을때 안정감있는 문서가 되므로 보고서를 처음 받는 사람이 내용을 보기전에 잘 만든 문서라는 느낌을 줄 수 있다. 뿐만 아니라 표로 내용을 정리하면 요약하기도 편리하다. 이 부분에서 장황하게 내용을 꼭 써야한다면 "붙임"으로 내용을 추려내서 별도로 작성하는 것이 바람직하다. 내용을 쓰기 전에 반드시 자문해보라. "이거 붙임으로 빼도 보고하는데 문제 없잖아?" 문제 없으면 과감히 붙임자료로 빼라.

 마지막으로 추후 계획의 경우 사실(Fact)에 기초한 추후 계획 한가지와 보고서 작성자의 의견 한가지가 들어가면 무난하다. 사실에 기초한 추후 계획은 일정이 가장 무난하고, 보고서 작성자의 의견의 경우 의사결정이 필요한 부분에 대한 본인의 의견을 작성하는 것이 좋다. 왜 그런 의견을 쓰게 되었는지 의도를 밝히면 더 좋으나 장황하게 설명이 필요할 경우 구두로 보고하는 것이 더 효과적이다. 때로는 보고 받는 사람의 의사결정이 필요할 경우 "몇월 몇일까지 OO와 OO 중 선택 필요" 라는 문구를 작성하여 보고받는 사람의 결정을 유도하는 것도 좋은 방법이다.

 

3. 보고서 작성은 나에게 온 공을 다른 사람에게 패스하는 것이다.

 더이상 혼자서 모든 일을 다 할 수 있는 시대는 끝났다. 1인 사업자가 아닌 이상 보고서 작성은 필수사항이다. 보고서 작성은 끝이 아니다. 나에게 주어졌던 일을 누군가에게 다시 전달하는 기회이다. 누군가에게 사회생활 초기 보고서 작성은 정말 면접보다 더 힘든 경험 중에 하나였을 것이다. 시간이 흘러 보고서 작성에 크게 고민하지 않을 수 있지만 다시 한번 본인이 보고서 작성을 얼마나 많은 생각을 해서 누군가에게 잘 보고하였는지 고민할 필요가 있다. 첨부의 보고서 서식이 정답이 될 수는 없다. 개인의 생각을 얼마나 더 잘 정리하느냐에 따라 보다 나은 보고서 작성은 얼마든지 가능하다. 첨부의 1page 보고서 서식을 활용한다면 보다 체계적으로 생각을 정리하여 보고서를 제출함으로써 상사에게 사랑받아 승승장구하는 직장인이 될 수 있을 것이다.

 출처: https://m.blog.naver.com/hide5h2/220012847791